Minorista de ropa deportiva toma la delantera con Office 365

Minorista de ropa deportiva toma la delantera con Office 365

"Se espera que nuestra comunicación sea en tiempo real, permanente. Ahora tenemos la capacidad de mantenernos al día con el resto del mundo... y superar parte de este". - Frank Potts, Director de TI, Musto

En un mercado que lentamente sale de la recesión, el tiempo de respuesta rápido es crítico para los minoristas de ropa del Reino Unido. Para el propietario de la marca de ropa deportiva Musto Limited, esto significa un correo electrónico veloz y confiable. La empresa necesitaba una actualización del sistema de correo electrónico para mantener su negocio mundial en perfecto funcionamiento. Por lo tanto, contrató al operador de telecomunicaciones Vodafone y migró a Microsoft Office 365. Ahora, los empleados tienen acceso permanente al correo electrónico que necesitan mientras realizan negocios prácticamente en cualquier lugar.

La comunicación confiable es clave para el éxito de Musto

Musto fue fundada en 1965 cuando Keith Musto, un navegante olímpico e ingeniero, comenzó a diseñar kits para navegantes y equipos de navegantes. Estos primeros productos reflejaron el espíritu de innovación y confiabilidad que se extiende hasta la línea completa de navegación, ecuestre y de equipo de caza de la actualidad, así como a la ropa informal para hombres y mujeres.

La confiabilidad es clave no solo para los productos de Musto sino también para sus operaciones empresariales. Los pedidos de clientes, las facturas y los créditos, y la colaboración con una red mundial de partners se realizan por correo electrónico, y el sistema debe funcionar a la perfección. "Ya que el mundo se ha vuelto mucho más al concepto en tiempo real, se espera que nuestra comunicación sea en tiempo real, permanentemente. Si perdemos esa comunicación, no podríamos obtener ningún producto hecho", dijo el director de TI de Musto, Frank Potts.

Musto tiene una gran fuerza de trabajo móvil y trabaja con fabricantes de todo el mundo, envía y recibe archivos grandes y bosquejos entre fábricas y diseñadores. La comunicación y la colaboración entre estos equipos es fundamental para el éxito de la empresa. Hasta hace poco, Musto mantenía una infraestructura diversa, incluido Exchange Server 2003 con "una bolsa mezclada real de versiones de Outlook [versiones]," Apple con Entourage y un conjunto de servicios telefónicos y teléfonos de BlackBerry respaldados por un BlackBerry Server. Descrito por el personal de TI como obsoleto, dañado y carente de la copia de seguridad adecuada, el sistema necesitaba una actualización más allá de actualizar el software, que hasta entonces era la norma.


El marcado del sistema de correo electrónico amenazó con hundir el negocio


"Uno de los mayores desafíos estaba en nuestro servidor de correo electrónico. Era muy inestable", dijo Potts. Según el director de TI, la capacidad de almacenamiento limitada y las eliminaciones ocasionales se tradujeron en volver a sincronizar buzones de correo de uso intenso y la pérdida de tiempo en el reloj de ventas.
"En un par de ocasiones, las personas habían eliminado correos electrónicos y no teníamos otra manera de recuperar un solo correo o buzones de correo sin tener que recuperar todo el sistema. Así es que no podíamos brindar el servicio que las personas esperaban", explicó Potts. "Nos poníamos muy nerviosos cuando algo salía mal con el servidor. Era un riesgo del negocio".

Musto también necesitaba acceso seguro a los datos para los empleados que viajan. Para abordar las interrupciones del correo electrónico y los desafíos del acceso remoto, la empresa proporcionó unidades flash USB. Estas presentaron sus propios riesgos, como cuando los empleados olvidaban guardar documentos o datos en sus unidades. Claramente, Musto necesitaba un sistema de correo electrónico y colaboración más confiable.

Vodafone UK dirige Office 365, la implementación de Nokia
Musto se puso en contacto con su operadora de telecomunicaciones de registro, Vodafone UK, para actualizar su inventario de dispositivos telefónicos. Estaba complacido cuando Vodafone y su partner recomendaron una solución empresarial ideal para los problemas de correo electrónico de la empresa: Office 365 más smartphones Nokia Lumia Windows Phone 8 que funcionan en la red de Vodafone.


Los servicios basados en la nube de Office 365 proporcionarían no solo la continuidad del correo electrónico que necesitaba Musto, sino la capacidad de implementar con facilidad aplicaciones adicionales con soluciones de calendario, colaboración y conferencia web. Los beneficios adicionales incluirían la facilidad de administración, seguridad sólida, soporte telefónico de nivel de TI, georredundancia, recuperación ante desastres y controles y normas de privacidad de clase empresarial. Desde el inicio, la solución prometía ayudar a los empleados a mejorar su tiempo de respuesta y la productividad.


La implementación fue bastante tranquila

Musto consideró cuidadosamente la migración al evaluar los costos, asistir a seminarios, ver demostraciones y configurar cuentas de prueba. La sociedad con Vodafone también parecía prometedora, ya que la operadora tenía una reputación para varias implementaciones exitosas de Office 365.

Después de demostrar las ventajas del sistema basado en la nube, Vodafone brindó respaldo al equipo de Musto con asesores que simplificaron la implementación y tuvo la solución completa en funcionamiento en tres semanas, "todo en segundo plano", dijo Potts, con solo un fin de semana de tiempo de inactividad del servidor.


"Es probablemente la transición con menos complicaciones de cualquier tipo de servidor que he realizado", dijo Potts. "He estado en el área de TI por 20 a 25 años y este ha sido el proyecto más fluido en que he trabajado".


Mejor rendimiento, menores costos ayudan a garantizar un avance en la economía dispareja

Los beneficios de la implementación son amplios, lo que deja a Musto camino hacia la adopción de herramientas de Office 365 adicionales.

 

Realizar el trabajo en movimiento

Los empleados de Musto ahora pueden conectarse con confianza al correo electrónico y lograr más, de manera más rápida, desde casi cualquier lugar y cualquier dispositivo. "Tenemos un sistema de correo web mucho más fácil de usar", dijo Potts, agregando que el correo electrónico se almacena en la Web, en la nube. La capacidad de almacenamiento de 25 GB por cuenta de correo electrónico facilita enviar, recibir y administrar archivos grandes, lo que permite que los empleados estén siempre atentos a la ventas y no a los problemas del correo electrónico.


El nuevo sistema de Musto es mucho más estable, los tiempos de respuesta son mucho más rápidos y dado que ya no se requiere una red privada virtual (VPN) para tener acceso al correo electrónico, la flota global de la empresa de trabajadores móviles están advirtiendo una gran diferencia en cómo trabajan.


Reducir el riesgo del negocio

La redundancia entre múltiples centros de datos externos ayuda a proteger las ventas críticas y los datos empresariales de pérdidas y daños.


Simplificar y reducir los costos

Musto paga por los servicios de telecomunicaciones y Office 365 en conjunto en un solo débito directo mensual. Este sistema de pago "estricto" brinda eficiencia operativa. Y, al migrar de BlackBerry Enterprise a la solución Office 365 se ha reducido el gasto en TI de Musto en 50 %.


Mirar hacia el futuro

Para aumentar su recientemente optimizada infraestructura Microsoft, Musto está considerando implementar otras herramientas de colaboración de Office 365, como Lync Online, OneDrive Pro y SharePoint Online. Las tablet PC pueden unirse pronto a la alineación de dispositivos de la empresa.


La arquitectura basada en servicios de Office 365 simplificará las futuras implementaciones de software y las actualizaciones automáticas de características reducirán los ciclos de implementación y los costos relacionados.


Mantenerse hábil en la adopción de la tecnología es la verdadera razón para dar forma a Musto, y Potts compartió este consejo: "planifica por adelantado, tómate tu tiempo y asegúrate de usar a las personas correctas". 

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