7 errores al seleccionar una solución de negocios retail que deletrean el fracaso y que debe hacer para elegir la solucion retail idónea para su negocio.

1. Creer que todas las soluciones de gestión retail son iguales.

Esta creencia a menudo se refuerza durante las demostraciones de selección de software, como muchas de las interfaces son similares en apariencia. Los costos de las diferentes soluciones también son a menudo comparables, al menos a primera vista. ¿Por qué, entonces, algunos retailers completan su implementación de software? Proyectos exitosos, ¿mientras que muchos otros proyectos se vuelven patas arriba? La realidad es que existen grandes diferencias entre las soluciones de software, aunque en la superficie muchos parecen notablemente similares. ¿Cuáles son exactamente las características y las funcionalidades de una solución? Hecho más desafiante por los miles de «complementos» adicionales productos desarrollados por desarrolladores de software más pequeños para abordar vacíos de funcionalidad. Entonces, ¿cómo puede una organización minorista separar los hechos de ficción y aterrizar en una solución que posicione su proyecto para el éxito?

El mejor lugar para comenzar es internamente, con la recopilación de requisitos. Defina las metas corporativas, objetivos / métricas de su organización y estrategias de negocio, puntualice los requisitos de su negocio y enumere todos los desafíos que impiden que su organización cumpla sus objetivos. Para lograr esto, es fundamental desarrollar una visión interna de la empresa y el documento de alcance. En este documento, definirá lo anterior objetivos, asegurándose de identificar y separar sus «Debe cumplirlo», “Quiero que lo cumpla” «Deseo que lo cumpla»

Dentro de este documento, debe incluir la siguiente información clave:

• Una lista priorizada de cada departamento con sus necesidades y requisitos críticos, incluyendo una lista de deseos.
• Una descripción de cómo fluye la información y como se comparte entre los departamentos.
• Manual actual y datos automatizados sistemas de recogida.
• Datos del volumen de transacciones (p. Ej., Número de clientes, pedidos, facturas y vendedores).
• Objetivos organizacionales, con claridad, métricas medibles (por ejemplo, lograr en menos 85% de comentarios positivos para el cliente servicio, envío de todos los pedidos dentro de 24 horas, etc.).
• Datos financieros e informes requeridos por contabilidad, auditoria y banca partes interesadas.
• Informes y análisis necesarios para gestión y día a día operaciones.
• Requisitos de integración con sistemas internos y escritorio aplicaciones.
• Otra información importante que puede ser útiles en el proceso de selección.

Al compilar esta lista, manténgala realista. Tenga en cuenta que si clasifica más del 3-7% de sus requisitos como «debe tener», terminará eliminando todas las soluciones de software de negocios disponibles.

Una vez que la información de su organización se recopila, agrupa y organiza, debe analizar cada posible gestión de solución retail en términos de qué tan bien aborda cada una de sus prioridades objetivos y requisitos de negocio.

Nuestro consejo: enfóquese en la producción de informes, la facilidad y la velocidad de los datos entrada, tiempo de procesamiento para actualización e informes, e intuición de La interfaz de usuario.

2. Comenzar el proceso con una idea fija de lo que necesita.

Pasar a un nuevo sistema requiere una mentalidad abierta y la disposición para comenzar a pensar y trabajar de diferentes maneras. En un nuevo software puede tener una estructura diferente para manejar datos, un diseño de proceso y una lógica diferentes de lo que puede hacer y lograr.

Por esta razón, uno de los mayores errores que puede cometer es creer que ya sabe exactamente lo que necesita con el nuevo sistema de gestión retail incluso antes de comenzar la selección (y la recopilación de requisitos) Un error muy común es simplemente mirar sus procesos de negocios existentes, e intentar encontrar sistema de gestión retail que pueda replicar su software anterior, para hacer tratar de hacer el proceso más rápido y fácil, este es el tipo de atajo pensando que, con demasiada frecuencia, conduce a la perpetuación de los malos hábitos. Un cambio de sistema le da a usted la rara oportunidad de analizar y mejorar (incluso revolucionar) sus procesos de negocio. La forma más efectiva de comenzar el viaje es, por lo tanto, no buscar una solución de inmediato. En lugar, comenzar internamente. Mapee sus procedimientos e identifique cuáles son obsoletos, ineficientes o demasiado complejos. Luego haga las modificaciones y ajustes necesarios: y utilice estos procesos mejorados como base para buscar Un sistema que puede manejar sus requisitos. Otro error frecuente es tener una preconcepción fija sobre qué tipo de modelo de implementación necesita. Los sistemas de gestión minorista basados ​​en la nube se están convirtiendo cada vez más popular, por muchas razones que van desde ahorro de costos a la velocidad de ejecución. Sin embargo, migrando para un sistema en la nube es un proyecto significativo y complejo lo que requiere la voluntad de cambiar completamente la estrategia de negocios: junto con todos los tradicionales, formas establecidas de trabajo.

Antes de decidir si debe tener sus servidores locales, basados en la nube o híbridos (parte en la nube, parte solución local), debe evaluar cuidadosamente todos factores Tener en cuenta cuestiones prácticas.

por ejemplo, ¿Tengo la conectividad a Internet adecuada? ), Financieras (por ejemplo, ¿Una suscripción me ahorrará dinero? ¿Es más caro a largo plazo? )

Con los funcionalidades y requisitos (por ejemplo, «¿Necesitaré personalizaciones para el sistema?)

problemas de seguridad (por ejemplo,» ¿Mis datos están correctamente respaldado y asegurado, de conformidad con los requisitos legales? «)

Así como cualquier otro factor que pueda Ser relevante para su negocio. Puede que le preocupe que, si se muda a un sistema que funciona de una manera completamente diferente a la anterior, se encontrará con la resistencia interna del personal acostumbrado a haciendo las cosas con la frase como «siempre lo hemos hecho así». Malas noticias primero: lo harás. La buena noticia es que no estás solo en esto. Siempre hay (alguna) oposición al cambio sistemas, no importa cuán malo sea el software anterior, o cuánto mejorará el nuevo las tareas diarias. Usted no debería dejar que los opositores lo desanimen a encontrar nuevas y mejores formas de administrar su negocio. Más bien, enfóquese (y señale) todos los beneficios que usted y su compañía, cosechará después del cambio.

3. Dejar el proceso de selección en manos del departamento de TI.

Con demasiada frecuencia, los ejecutivos de negocios simplemente entregarán el proceso de selección de software a el departamento de TI, y esperan que ellos puedan hacerlo solos. A pesar de que es, estrictamente hablando, tecnología, software de gestión de venta no es sólo – ni siquiera principalmente – sobre tecnología desafortunadamente, los departamentos de TI tienden a filtrar los requisitos de su negocio. Con demasiada frecuencia, esto conduce a una lista de deseos que incluye todas las características posibles y funcionalidades en un intento de no dejar nada fuera. Como resultado, la compatibilidad y la tecnología de proceso de convertirse en el cumplimiento más importante que los beneficios empresariales y las interacciones del cliente.

Por el contrario, para una selección de software exitosa, usted debe hacer que los requisitos de negocio sean la columna vertebral de su proyecto. Las iniciativas ERP / CRM deben ser, ante todo, proyectos empresariales respaldados por TI, y no el otro alrededor.

Entonces, si este no es un proyecto de TI puro, ¿cuántos personas y quién debería estar involucrado?

Los proveedores de soluciones experimentados solicitarán y requerirán tiempo con miembros estratégicos y operativos de su organización. Eso es porque la recopilación de información sobre objetivos corporativos y procesos de negocio es necesaria para encontrar, fijar el precio y crear la solución adecuada para sus necesidades. Usted y todas las partes interesadas involucradas en la empresa, debe hacer el compromiso de tiempo necesario para empoderar e informar al proveedor de soluciones para que realice recomendación educada y pragmática.

4. Decidir que el «más barato» significa que el «que agrega más valor»

El software empresarial y la automatización de procesos son el corazón y el cerebro de su productividad organizacional, capacidad, rendimiento, efectividad y éxito. Ahora, imagine la llave en su cuerpo.

Al evaluar el precio de una solución, no solo debe centrarse en los números, sino pensar en términos del valor recibido. Esto significa tener en cuenta el conocimiento, la experiencia, el profesionalismo y la profundidad de recursos del proveedor de soluciones.

Las soluciones baratas a menudo terminarán entregando recursos monótonos, sin interés, sin experiencia de trabajo. Gerentes de proyectos y analistas de negocios con un profundo sector específico la experiencia en aplicaciones y procesos de negocio no son baratos. Eso no es todo lo que debes buscar. Mientras selecciona una solución que va a apoyar su negocio, debe considerar que la solución se sostenible a largo plazo. Esto significa investigar qué proveedores están, mantenerse al tanto de las tendencias e invertir en innovación y tecnologías emergentes. Sus soluciones pueden ser más caras en papel, pero ellos son los que ayudarlo a mantenerse competitivo en el futuro. Como con la mayoría de las cosas en la vida, con la tecnología obtienes lo que usted paga.

 Seleccionar un proveedor de soluciones basado en el precio solo es equivalente a seleccionar el cirujano más barato.  Además, lo que a primera vista puede parecer precios bajos a menudo viene con contratos gruesos y costos inflados a lo largo la manera, A la larga una solución barata hoy puede convertirse sustancialmente más cara mañana cuando necesites crear integraciones costosas para poder entregar las experiencias que esperan sus clientes. En conclusión, Siempre vale la pena hacerlo bien la primera vez.

5. Ocultar información a los proveedores de software para intentar disminuir los costos.

Existe una creencia obsoleta de mantener atesorada la información corporativa en secreto, solo proporcionando al proveedor poco a poco la información, de alguna manera reducirá costos y disminuirá riesgos de proyecto. Esta no podría estar más lejos de la verdad. En realidad, este es un riesgo y estrategia costosa, con consecuencias comerciales negativas a largo plazo.  El acceso apropiado al equipo de liderazgo conduce finalmente a un aumento proyecto y riesgo financiero. De hecho, proporcionar conjuntos de datos limitados puede conducir al proveedor inflando las estimaciones del proyecto en un esfuerzo por mitigar el riesgo de lo desconocido. Más importante aún, ideas estratégicas y consejos que podría haber llevado a mejoras significativas en los procesos de negocios y posibles beneficios económicos quedan fuera del rompecabezas debido a los conjuntos de datos limitados que se compartieron con el proveedor.

Eso no es todo. Al tratar a los proveedores como productos en todo el proceso de selección, las empresas pierden los beneficios de una fuerte relación honesta y bidireccional entre el proveedor y el cliente. Esta produce una situación donde cuando el proyecto desafía o surgen malentendidos, ambas partes deben incumplir los términos y condiciones del contrato, más que al sentido común. Y esto es un juego que el proveedor ganará, la mayoría de las veces. Las organizaciones retailers compran o actualizan sistemas de negocios una vez cada 6-8 años; los proveedores implementan al menos 6-8 sistemas de negocios cada año ¿Quién está más calificado para aprovechar estos complejos? la solución ofrece una mayor ventaja: una organización que necesita urgentemente una revisión tecnológica o un socio que resuelva problemas de negocios con soluciones tecnológicas a diario? Lo que plantea la pregunta: ¿Por qué mantener a los expertos fuera de una estrategia tan estratégica? inversión transformacional?

Para evitar riesgos innecesarios del proyecto les recomendamos:

1. Examinar su proceso de compra por transparencia y disponibilidad de ejecución. Si está configurando una dinámica que promueve la confusión en lugar de colaboración, detengalo antes de que sea demasiado tarde.
2. Definir claramente, luego compartir, el medible previsto del proyecto beneficios de negocios con los proveedores.
3. Solicite el asesoramiento de los proveedores sobre beneficios de negocios para adicionar mejoras de proceso o reducción de costos y medidas que su organización puede hacer  y no se ha contemplado.

6. Dar demasiada importancia a la demostración de la solución.

Como dice el refrán, nunca debes juzgar un libro por su portada. En el transcurso de los últimos 20 años, las organizaciones se han convencido a ellos mismos que la demostración de software es la pieza clave del rompecabezas en el proceso de selección de software. Una vez que se complete la demostración, La creencia dice, la imagen será totalmente clara, todas las preguntas respondidas, todas las dudas se fueron. Desafortunadamente, esta es una suposición falsa. Hay docenas de factores involucrados en elegir el más apropiado software para su negocio retailer. El aspecto del usuario gráfico. La interfaz o la demostración se encuentran entre las menos importantes. Sin embargo, muchos proveedores de soluciones aún confían en la técnica «demostrémosla» al intentar convencer a los posibles clientes de que tienen software adecuado para el trabajo y muchas empresas caen en una falsa sensación de confort por la apariencia estética del software.

En cambio, los equipos de selección deberían centrarse en el software retailer y las bondades de proveedor / Socio que los representara en asuntos importantes y de riesgos y / o costo. Esto significa hacer preguntas como:

• ¿Cuáles son el diseño y la arquitectura? del software?
• ¿Es el software actual y es actualizado regularmente?
• ¿Qué tan comprobado está en mi industria y en todo el mundo?
• ¿Tiene una historia de éxito para mostrar?
• ¿Ofrece movilidad a mis colaboradores y clientes?
• ¿Funcionará el software amigablemente con mi red actual?
• ¿Es fácil de usar y fácil de aprender?
• ¿La atención al cliente está disponible en todas las diferentes regiones donde se encuentran mis sucursales y donde planeo expandirme ?
• ¿Funciona en mis diferentes canales de venta?
• (comercio electrónico y tiendas físicas) ¿Podre unirlos?
• ¿Puede escalar a medida que crece mi organización?

Muy a menudo, cuando se solicita a los proveedores de soluciones información sobre el producto que implementan, lo primero que hacen es insistir en mostrarle una demostración. Este enfoque es erróneo. En primer lugar, obtenga una respuesta a preguntas clave descritas anteriormente. Solo entonces, obtenga una demostración y úsela como la cereza encima del pastel Si el software se ve moderno y agradable, es un buen extra; pero este no debería ser el factor guía en su decisión.

7. No obtener referencias previas de la solución.

Una vez que haya encontrado una solución que cree que podría funcionar, el viaje no ha terminado. Antes de comenzar con el proyecto, tome un momento para verificar cuidadosamente el historial del proveedor de software. Póngase en contacto con un mínimo de tres referencias relevantes para la industria (clientes retailer existentes, que operan idealmente en su industria o región) para discutir su experiencia con el proveedor. Es importante tener en cuenta el tiempo al llamar a una referencia; asegúrese de que haya una estructura para las preguntas que haga. Mientras es improbable que un proveedor de soluciones le haya dado el nombre de un cliente insatisfecho, asegúrese de hacer preguntas que sean de preocupación principal para usted, ya que podría descubrir problemas importantes: o calmar algunas de sus dudas.

Lo mismo ocurre con la implementación con el socio que decida trabajar. Esta es la empresa que se encargará de configurar su nuevo sistema de gestión retailer, trabajando junto a usted y su equipo durante todo el proyecto. Una buena relación con su socio de implementación es necesario cuando llega a asegurar el éxito del proceso. Es ideal que el socio comprenda su negocio y sus objetivos organizacionales para tener el conocimiento probado del sistema que está implementando. Haga su investigación sobre la empresa, y si tienes la oportunidad de hablar con algunos de sus clientes actuales y anteriores, escuchen lo que ellos tienen que decir, cuando los socios de implementación no retienen al más del 90% de sus clientes, es una bandera roja que podría indicar experiencia de gestión de proyectos rudimentaria, una comprensión superficial de su industria, débil habilidades técnicas o visión de negocios limitada. También deberías conseguir algunos clientes referenciales directamente provistos por el socio y usar la oportunidad de profundizar en todos los temas relevantes a su negocio.

Source: Ls Retail.