¿ Microsoft Dynamics 365 Business Central On-premise o cloud? Beneficios y riesgos

¿Deseas empezar a trabajar con Microsoft Dynamics NAV (ahora conocido como Microsoft Dynamics 365 Business Central) pero no sabes si hacerlo On-premise o cloud? ¿Necesitas más ayuda para diferenciar cuál de las dos modalidades puede ser más beneficiosa para tu empresa? ¿Quieres tener en cuenta qué riesgos y beneficios conlleva cada opción? Sigue leyendo para tener una perspectiva clara sobre beneficios, diferencias y riesgos de implementar Dynamics NAV / Business Central On-premise o en la nube.

NOTA: cuando en el artículo se nombre Dynamics 365 Business Central ten en cuenta que se trata del mismo producto que Dynamics NAV. De hecho, es su evolución.

On-premise vs cloud

Antes de exponer qué beneficios y riesgos conlleva cada modalidad de implementación, es recomendable tener claros los conceptos ¿Qué significa implementar MS Dynamics 365 Business Central on-premise? ¿Qué significa implementar MS Dynamics 365 Business Central Cloud?

Microsoft Dynamics 365 Business Central On-premise

Se dice que un software es on-premise cuando se instala como una aplicación local en los servidores y computadoras propios de la empresa. El software on-premise requiere que la empresa compre una licencia del software para usarlo.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud

El software basado en la nube está alojado en un servidor en la nube como por ejemplo el de Microsoft Azure. El acceso al aplicativo se realiza mediante el navegador web. El sofware cloud SaaS (Software as a Service) prevé que las empresas paguen sus licencias mensualmente para escalar o reducir de manera efectiva según el crecimiento de la empresa.

Principales diferencias entre Dynamics 365 Business Central On-Premise y Cloud

Inversión en hardware y aprovisionamiento

En una implementación on-premise se derivan unos gastos en hardware inevitables, de manera que este tipo de implementaciones suelen ser más costosas. Como los equipos donde se alojará el software estarán en tus propias instalaciones, deberás proveer el hardware necesario para que el sistema pueda funcionar (servidores, ordenadores, energía, espacio físico, licenciamientos, entre otros)

En cambio, Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud apenas necesita inversión en hardware, ya que del alojamiento se encarga directamente Microsoft. Como cliente, tan solo deberás asegurarte de tener una versión de navegador compatible. En cuanto al aprovisionamiento del entorno, es casi instantáneo porque ya está preconfigurado. De este modo se elimina tiempo dedicado a la instalación y configuración. Además, sus colaboradores tendrán acceso a la aplicación de inmediato.

Costos iniciales vs costos recurrentes

Los gastos iniciales y recurrentes cambian sustancialmente dependiendo si hablamos de una implementación on-premise o en la nube. Si nos centramos en instalaciones on-premise, como costos iniciales destacan sobre todo los relacionados con el set-up inicial (hardware, licencias de compra, implementación). En cuento a gastos recurrentes, deberás contar el 16% anual que debes abonar de licencia en concepto de BREP y el servicio de soporte que tengas contratado. Además, puntualmente puede que necesites desarrollos, formaciones, etc. ¡Atención! Si quieres migrar de versión, deberás llevar a cabo un proyecto de actualización ya que la migración no es automática.

Si por el contrario focalizamos en la nube, gasto inicial será el propio del proyecto de puesta en marcha del ERP. Como recurrente destaca el costo de suscripción mensual de las licencias y el servicio de soporte que tengas contratado. De esta opción cabe destacar que las actualizaciones y el mantenimiento de IT ya están incluidos en el precio mensual de la licencia.

Personalizaciones

Siempre recomendamos a nuestros clientes que intenten adaptarse al máximo al estándar de Microsoft Dynamics 365 Business Central, de este modo se minimizan costos frente a migraciones. Ahora bien, si por tu operatividad empresarial prevé que serán necesarias personalizaciones a la medida, por ventajas técnicas en el desarrollo, es mejor que optes por la versión on-premise. Te permitirá tener más flexibilidad. Ten en cuenta que, a mayor número de personalizaciones, mayor tiempo de implementación y de migración a futuras versiones y mayor inversión a realizar.

Por otro lado, si se inclina más su balanza hacia la versión cloud, debes saber que Microsoft ha habilitado un Marketplace de apps conocido como Appsource mediante el cual podrás adquirir apps y ampliar así funcionalidades muy concretas y sostenibles.

Seguridad

La seguridad es una de las preocupaciones principales en los clientes que buscan ERP. No es de extrañar ya que es en el ERP en el que se almacenan datos de vital importancia para la empresa como datos financieros e información de clientes y colaboradores. Si bien es cierto que años atrás había una desconfianza hacia el entorno cloud por cuestiones de seguridad, ahora cada vez más empresas optan por este modelo en la nube. Prueba de ello son las estadísticas de adopción de ERP cloud.

En cuanto a Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud, se encuentra alojado en Azure, la nube de Microsoft. Imagínese si es segura que algunos de los principales ERP de la competencia también se alojan en esta red.

Si optas por trabajar en tus propios servidores, serás el encargado de cerciorarte de que los parámetros de seguridad que implementas en tu entorno son los adecuados. La seguridad del entorno y los protocolos de seguridad de los datos dependerán del criterio y la gestión de su departamento de TI. Es sin duda un arma de doble filo.

Movilidad

La accesibilidad desde dispositivos móviles puede plantear un problema para las implementaciones on-premise. Como tus datos estarán almacenados en tus propios servidores serán necesarias configuraciones adicionales complejas para poder acceder desde el exterior a estos datos. No es un problema infranqueable pero sí que debes tenerlo en cuenta.

Por el contrario, si trabajas cloud siempre podrás acceder a tu aplicativo estés donde estés. Además, en el caso de Microsoft Dynamics 365 Business Central tienes disponible para su descargar apps nativas para smartphone y Tablet que podrás utilizar desde cualquier lugar.

Entorno híbrido Microsoft Dynamics 365 Business Central

Los clientes que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central On-premise y no quieren perderse las ventajas que ofrece la movilidad y la inteligencia artificial pueden sacar partido de éstas mediante instalaciones híbridas. Se trata de una compra de licencias cloud, que ofrece la opción de implementar localmente en el propio hardware.

Aunque ejecutas el aplicativo en tus propios servidores, tienes una réplica en la nube de tus datos del entorno local. Además, esta opción te permite ver el % de éxito de replicación, por lo que te será sencillo llevar una transición más cómoda al cloud si así lo deseas.

Como trabajas on-premise, podrás llegar a un nivel de personalizaciones más alto, como se ha comentado anteriormente. No obstante, debes considerar que, a mayor número de personalizaciones, menos objetos será posible replicar en la nube.

Consideraciones finales

Contrariamente a lo que se piensa, muchos partner no están ofreciendo la opción de implementar en la nube. ¿Por qué? La respuesta es que el retorno de la inversión es mucho más lento. Aun así, los partners tecnológicos deben adaptarse a este nuevo modelo de mercado que está en auge. Considerando los puntos expuestos deberás preguntarte:

• ¿Puedo invertir inicialmente en hardware?
• ¿Dispongo de un equipo de TI cualificado y dedicado?
• ¿Mi implementación requiere muchas modificaciones o puedo adaptarme al estándar del producto?
• ¿Necesito integrar el ERP con otras soluciones? En estas respuestas encontrarás el camino que te guiará hacia la opción a escoger.

Si aún no estás seguro sobre qué opción es la más conveniente para tu negocio, ponte en contacto con nosotros aquí y lo analizaremos juntos en una sesión remota gratuita.

Source: Triangle